OUTSOURCING

Outsourcing terbagi atas dua suku kata: out dan sourcing. Sourcing berarti mengalihkan kerja, tanggung jawab dan keputusan kepada orang lain. Outsourcing dalam bahasa Indonesia berarti alih daya. Dalam dunia bisnis, outsourcing atau alih daya dapat diartikan sebagai penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan yang sifatnya non-core atau penunjang oleh suatu perusahaan kepada perusahaan lain melalui perjanjian pemborongan pekerjaan atau penyediaan jasa pekerja/buruh.

Mengapa kita harus mengalihkan pekerjaan yang sifatnya non-core? Karena perusahaan lain dapat mengerjakannya dengan lebih murah, lebih cepat, lebih baik dan yang lebih utama lagi adalah... karena kita punya pekerjaan lain yang sifatnya core yang lebih penting.

Dasar Hukum Outsourcing

Dasar hukum outsourcing adalah Undang-Undang No.13 Tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan:

Berdasarkan ketentuan pasal di atas, outsourcing dibagi menjadi dua jenis:

1.       Pemborongan pekerjaan
Yaitu pengalihan suatu pekerjaan kepada vendor outsourcing, dimana vendor bertanggung jawab sepenuhnya terhadap pekerjaan yang dialihkan beserta hal-hal yang bersifat teknis (pengaturan oerasional) maupun hal-hal yang bersifat non-teknis (administrasi kepegawaian). Pekerjaan yang dialihkan adalah pekerjaan yang bisa diukur volumenya, dan fee yang dikenakan oleh vendor adalah rupiah per satuan kerja (Rp/m2, Rp/kg, dsb.). Contoh: pemborongan pekerjaan cleaning service, jasa pembasmian hama, jasa katering, dsb.

2.       Penyediaan jasa Pekerja/Buruh
Yaitu pengalihan suatu posisi kepada vendor outsourcing, dimana vendor menempatkan karyawannya untuk mengisi posisi tersebut. Vendor hanya bertanggung jawab terhadap manajemen karyawan tersebut serta hal-hal yang bersifat non-teknis lainnya, sedangkan hal-hal teknis menjadi tanggung jawab perusahaan selaku pengguna dari karyawan vendor.

Untuk pembahasan selanjutnya, istilah outsourcing akan disesuaikan dengan jenis kedua, yaitu outsourcing dalam bentuk penyediaan jasa pekerja/buruh.

Berdasarkan ketentuan dalam pasal 65 ayat 2 dan pasal 66 ayat 1, pekerjaan yang dapat dialihkan adalah pekerjaan yang bersifat penunjang dan tidak berhubungan langsung dengan proses produksi, atau dalam istilah bisnis disebut sebagai “non-core”.

PENTING: Perusahaan harus memastikan bahwa pekerjaan yang dialihkan memenuhi persyaratan sebagaimana tercantum dalam pasal 65 dan pasal 66 untuk menghindari terjadinya perubahan status hubungan kerja antara pekerja/buruh dan perusahaan penyedia jasa pekerja/buruh beralih menjadi hubungan kerja antara pekerja/buruh dan perusahaan pemberi pekerja.

Cara Menentukan Core atau Non-core Suatu Pekerjaan

Berdasarkan Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia Nomor: KEP.220/MEN/X/2004 Tentang Syarat-Syarat Penyerahan Sebagian Pelaksanaan Pekerjaan Kepada Perusahaan Lain:

Berdasarkan ketentuan dalam Pasal 6 di atas, suatu pekerjaan dikategorikan sebagai core atau non-core adalah sepenuhnya ditetapkan oleh perusahaan.

Perusahaan membuat alur kegiatan proses secara keseluruhan dan menetapkan kegiatan/pekerjaan apa saja yang dikategorikan sebagai core atau non-core. Alur kegiatan ini kemudian dilaporkan kepada dinas tenaga kerja setempat sebagai landasan penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada vendor outsourcing.

Posisi atau Pekerjaan yang Tidak Seharusnya Dialihkan

Posisi penting seperti supervisor atau manajer sebaiknya tidak dialihkan kepada vendor outsourcing karena perusahaan membutuhkan komitmen penuh dari mereka untuk mengawasi pekerjaan-pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.

Posisi supervisor keatas biasanya adalah karyawan yang sudah mengabdi lama di perusahaan, sehingga mereka mempunyai pengetahuan mendalam mengenai produk atau jasa yang dihasilkan perusahaan, mesin dan peralatan kerja, karakteristik bahan baku, serta bagaimana melakukan suatu pekerjaan dengan benar. 
Posisi dengan tingkat pengetahuan seperti ini harus dipertahankan sebagai karyawan tetap perusahaan, karena nilainya yang tinggi dan sulit digantikan.

Setiap pekerjaan atau fungsi bisnis yang dianggap strategis dan menjadi bagian dari kompetensi utama perusahaan tidak seharusnya dialihkan, karena bila ternyata dialihkan dan gagal, maka dapat dipastikan perusahaan akan kehilangan kemampuan untuk bersaing di pasar dan mengalami kerugian yang sangat besar.

Sebaliknya, pekerjaan atau fungsi bisnis apa pun diluar kompetensi utama perusahaan dapat dijadikan kandidat untuk outsourcing.

Keuntungan Melakukan Outsourcing

Beberapa keuntungan utama yang menjadi dasar keputusan untuk melakukan outsourcing adalah:

1.       Fokus pada kompetensi utama
Dengan melakukan outsourcing, perusahaan dapat fokus pada core-business mereka. Hal ini dapat dilakukan dengan memperbaharui strategi dan merestrukturisasi sumber daya (SDM dan keuangan) yang ada.
Perusahaan akan mendapatkan keuntungan dengan memfokuskan sumber daya ini untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, dengan cara mengalihkan pekerjaan penunjang diluar core-business perusahaan kepada vendor outsourcing dan memfokuskan sumber daya yang ada sepenuhnya pada pekerjaan strategis yang berkaitan langsung dengan kepuasan pelanggan atau peningkatan pendapatan perusahaan.
Jika perusahaan anda adalah perusahaan manufaktur atau jasa, bukankah lebih baik anda fokus pada core-business anda membuat produk atau jasa berkualitas tinggi yang dapat memuaskan keinginan pasar, daripada menghabiskan sumber daya perusahaan yang terbatas untuk menangani persoalan ketenagakerjaan?

2.       Penghematan dan pengendalian biaya operasional
Salah satu alasan utama melakukan outsourcing adalah peluang untuk mengurangi dan mengontrol biaya operasional. Perusahaan yang mengelola SDM-nya sendiri akan memiliki struktur pembiayaan yang lebih besar daripada perusahaan yang menyerahkan pengelolaan SDM-nya kepada vendor outsourcing. Hal ini terjadi karena vendor outsourcing bermain dengan “economics of scale” (ekonomi skala besar) dalam mengelola SDM.
Sama halnya dengan perusahaan manufaktur, semakin banyak produk yang dihasilkan, semakin kecil biaya per-produk yang dikeluarkan. Bagi vendor outsourcing, semakin banyak SDM yang dikelola, semakin kecil juga biaya per-orang yang dikeluarkan.
Selain itu, karena masalah ketenagakerjaan adalah core-business, efisiensi dalam mengelola SDM menjadi perhatian utama vendor outsourcing.
Dengan mengalihkan masalah ketenagakerjaan kepada vendor outsourcing, perusahaan dapat melakukan penghematan biaya dengan menghapus anggaran untuk berbagai investasi di bidang ketenagakerjaan termasuk mengurangi SDM yang diperlukan untuk melakukan kegiatan administrasi ketenagakerjaan. Hal ini tentunya akan mengurangi biaya overhead perusahaan dan dana yang dihemat dapat digunakan untuk proyek lain yang berkaitan langsung dengan peningkatan kualitas produk/jasa.
Bagi kebanyakan perusahaan, biaya SDM umumnya bersifat tetap (fixed cost). Saat perusahaan mengalami pertumbuhan positif, hal ini tidak akan bermasalah. Namun saat pertumbuhan negatif, hal ini akan sangat memberatkan keuangan perusahaan. Dengan mengalihkan penyediaan dan pengelolaan SDM yang bekerja diluar core-business perusahaan kepada vendor outsourcing, perusahaan dapat mengendalikan biaya SDM dengan mengubah fixed cost menjadi variable cost, dimana jumlah SDM disesuaikan dengan kebutuhan core-business perusahaan.
Pentingnya mengendalikan biaya SDM dapat kita lihat saat ini. Krisis yang disebabkan oleh kerapuhan dan ketidakpastian ekonomi serta politik global menyebabkan pendapatan perusahaan terus menurun. Hal ini diperparah dengan munculnya kompetitor-kompetitor baru yang membuat persaingan pasar menjadi tidak sehat.
Situasi ini menyebabkan perusahaan-perusahaan baik besar maupun kecil berusaha keras untuk tetap bertahan hidup dengan cara melakukan PHK besar-besaran untuk mengurangi fixed cost yang umumnya berada dikisaran 60-70% dari total biaya rutin.
Pernahkan anda melakukannya? PHK besar-besaran ini sebenarnya dapat dihindari apabila perusahaan dapat mengoptimalkan SDM-nya untuk bekerja di core-business saja dan mengalihkan SDM yang bekerja diluar core-business perusahaan kepada vendor outsourcing.

3.       Memanfaatkan kompetensi vendor outsourcing
Karena core-business-nya dibidang jasa penyediaan dan pengelolaan SDM, vendor outsourcing memiliki sumber daya dan kemampuan yang lebih baik dibidang ini dibandingkan dengan perusahaan. Kemampuan ini didapat melalui pengalaman mereka dalam menyediakan dan mengelola SDM untuk berbagai perusahaan.
Saat menjalin kerjasama dengan vendor outsourcing yang profesional, perusahaan akan mendapatkan keuntungan dengan memanfaatkan keahlian vendor outsourcing tersebut untuk menyediakan dan mengelola SDM yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Untuk perusahaan kecil, perusahaan yang baru berdiri atau perusahaan dengan HRD yang kurang baik dari sisi jumlah maupun kemampuan, vendor outsourcing dapat memberikan kontribusi yang besar bagi perusahaan. Karena bila tidak ditangani dengan baik, pengelolaan SDM dapat menimbulkan masalah dan kerugian yang cukup besar bagi perusahaan, bahkan dalam beberapa kasus mengancam eksistensi perusahaan.

4.       Perusahaan menjadi lebih ramping dan lebih gesit dalam merespon pasar
Setiap perusahaan, baik besar maupun kecil, pasti memiliki keterbatasan sumber daya. Dengan melakukan outsourcing, perusahaan dapat mengalihkan sumber daya yang terbatas ini dari pekerjaan-pekerjaan yang bersifat non-core dan tidak berpengaruh langung terhadap pendapatan dan keuntungan perusahaan kepada pekerjaan-pekerjaan strategis core-business yang pada akhirnya dapat meningkatkan kepuasan pelanggan, pendapatan dan keuntungan perusahaan.
Jika dilakukan dengan baik, outsourcing dapat membuat perusahaan menjadi lebih ramping dan lebih gesit dalam merespon kebutuhan pasar. Kecepatan merespon pasar ini menjadi competitive advantage (keunggulan kompetitif) perusahaan dibandingkan kompetitor.
Setelah melakukan outsourcing, beberapa perusahaan bahkan dapat mengurangi jumlah karyawan mereka secara signifikan karena banyak dari pekerjaan rutin mereka menjadi tidak relevan lagi.

5.       Mengurangi resiko
Dengan melakukan outsourcing, perusahaan mampu mempekerjakan lebih sedikit karyawan, dan dipilih yang intinya saja. Hal ini menjadi salah satu upaya perusahaan untuk mengurangi resiko terhadap ketidakpastian bisnis di masa mendatang.
Jika situasi bisnis sedang bagus dan dibutuhkan lebih banyak karyawan, maka kebutuhan ini tetap dapat dipenuhi melalui outsourcing. Sedangkan jika situasi bisnis sedang memburuk dan harus mengurangi jumlah karyawan, perusahaan tinggal mengurangi jumlah karyawan outsourcingnya saja, sehingga beban bulanan dan biaya pemutusan karyawan dapat dikurangi.
Resiko perselisihan dengan karyawan bila terjadi PHK pun dapat dihindari karena secara hukum hal ini menjadi tanggung jawab vendor outsourcing.
Berbekal pengalaman yang panjang dalam melayani berbagai jenis perusahaan, vendor outsourcing dapat meminimalisir masalah-masalah yang mungkin timbul terkait dengan penyediaan dan pengelolaan SDM.

6.       Meningkatkan efisiensi dan perbaikan pada pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya non-core
Saat ini banyak sekali perusahaan yang memutuskan untuk mengalihkan setidaknya satu pekerjaan non-core mereka dengan berbagai alasan.
Mereka umumnya menyadari bahwa merekrut dan mengkontrak karyawan, menghitung dan membayar gaji, lembur dan tunjangan-tunjangan, memberikan pelatihan, administrasi umum serta memastikan semua proses berjalan sesuai dengan peraturan perundangan adalah pekerjaan yang rumit, banyak membuang waktu, pikiran dan dana yang cukup besar.
Mengalihkan pekerjaan-pekerjaan ini kepada vendor outsourcing yang lebih kompeten dengan memberikan sejumlah fee sebagai imbalan jasa terbukti lebih efisien dan lebih murah daripada mengerjakannya sendiri.

Penyebab Gagalnya Proyek Outsourcing

1.       Kurangnya komitmen, dukungan dan keterlibatan pihak manajemen dalam pelaksanaan proyek outsourcing
Tanpa keterlibatan dari pihak manajemen dalam mencapai tujuan jangka pendek maupun jangka panjang proyek outsourcing, proyek outsourcing akan berjalan tanpa arahan yang jelas dan bahkan menyimpang dari strategi dan tujuan awal perusahaan.

2.       Kurangnya pengetahuan mengenai siklus outsourcing secara utuh dan benar
Kurangnya pengetahuan akan outsourcing secara utuh dan benar dapat mengakibatkan proyek outsourcing gagal memenuhi sasaran dan bahkan merugikan perusahaan. Hal ini terjadi karena perusahaan gagal memilih vendor yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

3.       Kurang baiknya cara mengkomunikasikan rencana outsourcing kepada seluruh karyawan
Komunikasi harus dilakukan secara efektif dan terarah agar tidak muncul rumor dan resistensi dari karyawan yang dapat mengganggu kemulusan proyek outsourcing. Resistensi ini muncul karena:
    a. Kekhawatiran karyawan perusahaan akan adanya PHK.
    b. Adanya penentangan dari karyawan atau serikat pekerja.
    c. Kekhawatiran outsourcing dapat merusak budaya yang ada.
    d. Kekhawatiran akan hilangnya kendali terhadap pekerjaan-pekerjaan yang dialihkan.
    e. Kekhawatiran bahwa kinerja vendor dalam melakukan pekerjaan yang dialihkan ternyata tidak sebaik saat dikerjakan sendiri oleh perusahaan.

4.       Terburu-buru dalam mengambil keputusan outsourcing.
Proses pengambilan keputusan untuk outsourcing harus dilakukan dengan hati-hati, terencana dan mempunyai metodologi yang jelas dan teratur. Jika tidak, hal ini malah menjadikan outsourcing sebagai keputusan yang beresiko tinggi.
Misalnya jika perusahaan tidak mengevaluasi penawaran dan kontrak secara hati-hati, akibatnya adalah timbul perselisihan antara perusahaan dengan vendor terkait pelaksanaan outsourcing.

5.       Outsourcing dimulai tanpa visi yang jelas dan pondasi yang kuat.
Tanpa visi yang jelas dan pondasi yang kuat, tujuan dari proyek outsourcing tidak akan tercapai karena:
    a. Harapan perusahaan terhadap vendor tidak jelas.
    b. Perusahaan tidak siap menghadapi perubahan proses.
    c. Perusahaan tidak membuat patokan kinerja sebelum pengalihan kerja ke vendor.
    d. Peran dan tanggungjawab antara klien dan vendor yang tidak jelas.
    e. Tidak adanya dukungan internal. 
    f. Lemahnya komunikasi atau manajemen internal.
    g. Lemahnya manajemen proyek, keputusan diserahkan sepenuhnya kepada vendor.

Survey Outsourcing

Untuk mendapatkan informasi yang lengkap dan objektif sebelum mengambil keputusan untuk outsourcing, ada baiknya anda menggali data-data mengenai outsourcing yang banyak tersedia di internet. Berbagai lembaga internasional telah mempublikasikan hasil survei mereka mengenai outsourcing di website mereka. Untuk menjaga objektivitas, data yang akan dibahas adalah hasil survei oleh Ernst & Young, sebuah perusahaan jasa profesional dan akuntansi internasional yang bermarkas di London.

Di tahun 2008, Ernst & Young melakukan survei untuk melihat gambaran tren outsourcing di Eropa dengan melibatkan 600 orang pembuat keputusan di perusahaan-perusahaan besar Eropa.

Hasil survei menunjukkan bahwa 7 dari 10 perusahaan di Eropa telah mengalihkan sedikitnya satu fungsi bisnis mereka.

Tabel: Outsourcing berdasarkan negara

Negara	% tingkat respon
Rata-rata Eropa	70 %
Belgia	81 %
Spanyol	77 %
UK	71 %
Jerman	70 %
Itali	67 %
Perancis	63 %

Fokus utama outsourcing adalah fungsi-fungsi penunjang bisnis dengan fungsi perawatan (maintenance) di posisi pertama dengan nilai 76%, sedangkan fungsi sumber daya manusia menempati posisi keempat.

Fungsi penting yang berhubungan langsung dengan pelanggan perusahaan menempati posisi terakhir, yaitu pengembangan produk/manufaktur dan penjualan/pemasaran/komunikasi. Hal ini menggambarkan bahwa sebagian besar perusahaan masih belum bisa mengalihkan fungsi-fungsi penting yang menjadi keunggulan perusahaan untuk ditangani oleh perusahaan lain.

Tabel: Outsourcing berdasarkan fungsi

Fungsi Bisnis	% tingkat respon
Perawatan (Maintenance)	76 %
Distribusi/Logistik/Transportasi	73 %
TI/Telekomunikasi	68 %
Sumber Daya Manusia	59 %
Administrasi/Keuangan	56 %
Pengembangan Produk/Manufaktur	46 %
Penjualan/Pemasaran/Komunikasi	29 %

 Penghematan biaya dan peningkatan produktivitas menjadi alasan utama dari hasil keputusan melakukan outsourcing, yaitu sebesar 49%.

Tabel: Keuntungan Outsourcing

Keuntungan	% tingkat respon
Sedikitnya satu keuntungan	94 %
Penghematan biaya dan peningkatan produktivitas	49 %
Kualitas yang lebih baik	33 %
Perbaikan pengaturan /organisasi strategis	28 %
Lebih fleksibel	25 %

Masalah berkaitan dengan staf menjadi hambatan terbesar (12%) di awal implementasi outsourcing. Seperti pada penjelasan sebelumnya, hal ini kemungkinan besar terjadi karena kurang baiknya strategi dan cara mengkomunikasikan rencana outsourcing kepada karyawan sehingga muncul resistensi dari karyawan. Salah satu penyebabnya adalah karena kekhawatiran karyawan perusahaan akan adanya PHK karena posisi mereka terancam tergantikan oleh karyawan outsourcing.

Tabel: Kesulitan Awal Outsourcing

Kesulitan	% tingkat respon
Sedikitnya satu kesulitan	44 %
Masalah berkaitan dengan karyawan	12 %
Menemukan partner yang tepat	9 %
Masalah manajemen perubahan	8 %
Masalah teknis dan IT	6 %
Masalah hukum	5 %
Lainnya	15 %
Tidak ada	45 %

Siklus Outsourcing

Berikut adalah diagram siklus outsourcing yang sebaiknya harus anda ikuti untuk menghindari kegagalan outsourcing. Diagram ini memberikan gambaran sistemik bagaimana cara mengembangkan rencana outsourcing, mulai dari studi kelayakan hingga evaluasi vendor. Seiring dengan pengalaman, efektivitas dan efisiensi proses-proses yang terjadi didalamnya harus terus dianalisis dan diperbaiki.